Dans le cadre de ses activités de services de vérifications préemploi et des antécédents pour les employeurs au pays, Triton (« Triton », « nous » et « notre ») recueille des renseignements personnels (telles que définies ci-après) sur les candidats auprès de clients individuels ou d’employeurs clients. Dans la présente politique de confidentialité, les termes « vous », « utilisateur » et « votre » font référence aux personnes qui utilisent nos produits et services (« services »), visitent notre site web (« site web ») ou interagissent ou communiquent avec nous de toute autre manière.

Nous nous engageons fermement à faire preuve de transparence et d’excellence dans la protection de votre vie privée et de vos renseignements personnels et nous voulons que vous compreniez comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels.

La présente politique de confidentialité régit comment Triton traite vos renseignements personnels. Elle explique quels renseignements personnels nous collectons, pourquoi nous les utilisons et les divulguons, et les mesures que nous prenons pour les protéger. La présente politique de confidentialité explique également vos droits concernant vos renseignements personnels et comment vous pouvez nous contacter si vous avez des questions sur ces droits ou sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée. La présente politique de confidentialité explique également comment vous pouvez gérer les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous.

Si vous n’êtes pas d’accord avec nos pratiques de traitement des données telles qu’elles sont exposées dans la présente politique de confidentialité, veuillez ne pas utiliser les services. Si vous ne comprenez pas ou avez des questions concernant la présente politique de confidentialité, veuillez nous contacter avant d’utiliser ou de continuer à utiliser les services.

MODIFICATION DE LA POLITIQUE

Triton examine et met à jour en permanence ses procédures pour protéger la vie privée des individus. Toute modification de la politique de confidentialité de Triton sera publiée sur le site web de Triton.

1. rENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels sont des informations qui permettent d’identifier une personne. Elles comprennent également les informations qui ne permettent pas d’identifier une personne, mais, qui, lorsqu’elles sont combinées à d’autres informations, créent une possibilité sérieuse d’identifier la personne (collectivement, « renseignements personnels »). Les renseignements personnels ne comprennent pas

1. les coordonnées professionnelles lorsque nous les recueillons, les utilisons ou les divulguons dans le seul but de communiquer ou de faciliter la communication avec vous dans le cadre de votre emploi, de votre entreprise ou de votre profession ; ou
2. les informations qui ne permettent pas d’identifier une personne, telles que les informations de nature agrégée ou anonyme (collectivement, les « renseignements non personnels »).

2. Consentement

Triton exige le consentement des personnes auxquelles la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels est demandée. Triton ne recueille pas de renseignements personnels et ne fournit pas de services sans le consentement des personnes sollicitant les services de Triton. Les formulaires de consentement de Triton définissent clairement les raisons pour lesquelles Triton recueille des renseignements personnels auprès des individus.

Vous pouvez toujours refuser de fournir vos renseignements personnels. Toutefois, cela peut vous empêcher d’utiliser nos services ou de recevoir des réponses à vos demandes ou d’autres informations pertinentes. Si vous n’êtes pas prêt à donner votre consentement ou si vous avez des questions sur la collecte de vos renseignements personnels par Triton, nous vous invitons à contacter le responsable de la protection de la vie privée de Triton.

Triton ne recueille pas intentionnellement les renseignements personnels auprès de toute personne âgée de moins de 14 ans.

3. COLLECTE Des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

A. Types de renseignements personnels collectés

Nom et coordonnées. Nom, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone et autres coordonnées.

Informations d’identification. Numéro de sécurité sociale, numéro de passeport, acte de naissance, lieu de naissance, nationalité et statut canadien.

Informations démographiques. Date de naissance, sexe.

Informations sur l’éducation. Parcours scolaire, formations et diplômes.

Informations professionnelles ou liées à l’emploi. Titre, profession, association professionnelle, activités syndicales, références et employeurs passés et actuels.

Informations financières : Revenu annuel et cote de crédit.

Informations sur les dossiers publics : Informations vous concernant légalement mises à la disposition par les autorités fédérales, provinciales ou locales. Il s’agit notamment d’informations sur les procédures judiciaires figurant dans les dossiers des tribunaux et les enregistrements de faillite.

Informations techniques. Informations de géolocalisation, informations relatives à l’ordinateur et à la connexion, statistiques sur les pages consultées, trafic vers et depuis le site web, URL de référence, données publicitaires et informations de journal web standard.

Autres informations. Casier judiciaire.

B. Comment les renseignements personnels sont-ils collectés ?

Les renseignements personnels que vous nous fournissez.

Nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous lorsque vous soumettez un formulaire de candidature (en ligne ou sur papier) dans le cadre d’une vérification des antécédents. Nous recueillons également vos renseignements personnels dans le cadre de nos interactions avec vous, par exemple lorsque vous visitez notre site web, contactez le service clientèle ou correspondez avec nous par téléphone, par courrier électronique ou de toute autre manière.

Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de tiers.

Avec votre consentement, nous recueillons vos renseignements personnels auprès d’autres sources, telles que des prestataires de services tiers, afin, entre autres, de nous permettre de compléter, de vérifier ou de mettre à jour les renseignements personnels contenus dans nos dossiers et de procéder à des vérifications d’antécédents, le cas échéant.

Vos renseignements personnels peuvent nous être communiqués par des organismes chargés de l’application de la loi, des agences de sélection et de recrutement, des agences d’évaluation du crédit, votre employeur ou votre futur employeur. Nous pouvons également recueillir vos renseignements personnels auprès des greffiers/registres, de vos employeurs précédents et actuels, des établissements d’enseignement, des agences de renseignements sur les consommateurs, des agences gouvernementales et des références que vous nous avez fournies.

Lorsque vous visitez notre site web, les renseignements personnels sont collectés par des cookies (témoins de connexion) et des technologies de suivi similaires. Un cookie est une petite quantité de données générée par notre site web et stockée par votre navigateur web. Triton utilise des cookies uniquement pour les préférences linguistiques et l’identification de la session.

Limitation de la collecte

Triton limite la collecte des renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins identifiées pour les services fournis. Triton recueille les informations par des moyens justes et légaux. Triton examine en permanence la quantité et le type de renseignements collectés auprès des clients afin de s’assurer qu’aucun renseignement n’est collecté au-delà de ce qui est nécessaire pour mener à bien le travail de Triton.

4. L’UTILISATION DES renseignements

Identifier les objectifs

Sauf accord préalable de votre part, ou si la loi l’autorise ou l’exige, nous n’utiliserons et ne divulguerons vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été collectés (et conformément à la présente politique de protection de confidentialité).

Triton recueille des renseignements personnels auprès des candidats et des tiers afin de faciliter nos vérifications d’antécédents et de fournir des informations aux clients et aux employeurs. Les services proposés par Triton peuvent consister en des vérifications d’antécédents criminels, des vérifications d’antécédents professionnels (vérification des antécédents), des vérifications d’antécédents scolaires, des vérifications de solvabilité, des vérifications de références, des vérifications d’antécédents sur les médias sociaux et des vérifications préalables à l’emploi.

Les formulaires de consentement de Triton identifient clairement les objectifs pour lesquels vos renseignements personnels sont demandés conformément aux services fournis. Triton ne collecte pas plus de renseignements personnels que nécessaire pour les services fournis.

Triton n’utilise pas vos renseignements personnels à des fins autres que celles divulguées à l’individu pour les services fournis. Si Triton souhaite utiliser les renseignements personnels en sa possession à d’autres fins, le consentement de l’individu est obtenu au préalable. Triton ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour les services fournis.

Les informations qui ne permettent pas d’identifier des personnes spécifiques (renseignements non personnels) peuvent être utilisées à des fins statistiques.

5. DIVULGATION Des renseignements

Avec votre consentement, vos renseignements personnels collectés peuvent être divulgués à nos clients employeurs, tels que des employeurs potentiels. Nous ne divulguons les renseignements qu’à la demande de l’employeur dans le cadre des services fournis (vérification des références, rapports de solvabilité, vérification des antécédents dans les médias sociaux, etc.).

Limitation de l’utilisation et de la divulgation 

Triton n’utilise ni ne divulgue les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été collectés avec le consentement de l’individu, sauf aux organismes réglementaires, comme peut l’exiger la loi. Par exemple, nous et nos fournisseurs de services tiers pouvons divulguer vos renseignements personnels aux forces de l’ordre, aux organismes gouvernementaux ou à d’autres organisations en réponse à un mandat, à une citation à comparaître ou à une autre ordonnance du tribunal. Ces divulgations peuvent également avoir lieu dans le cadre d’une enquête sur la violation d’un accord ou d’une infraction à la loi, pour détecter, supprimer ou prévenir une fraude, ou comme l’exige ou l’autorise autrement la loi en vigueur.

Seuls nos employés et nos prestataires de services tiers ayant besoin de connaître les renseignements personnels auront accès à ces données. Tous ces employés et prestataires de services tiers ont accepté de préserver la confidentialité de ces renseignements. Vos renseignements personnels peuvent également être partagés avec notre fournisseur de services certifié, dont nous avons retenu les services et l’expertise en matière de réseau, de sécurité, de services en infonuagerie et d’architecture de serveur.

Vos renseignements personnels sont confidentiels et ne seront communiqués à votre employeur potentiel et à son personnel qu’avec votre consentement.

6. PÉRIODE DE CONSERVATION 

Triton ne conserve les renseignements personnels que pour le temps nécessaire à la réalisation des objectifs d’identification divulgués au moment de la collecte.

Les renseignements personnels relatifs aux casiers judiciaires sont conservés pendant une période de deux (2) ans à des fins d’audit, comme l’exigent les partenaires de Triton. En général, les autres renseignements personnels sont détruits, conformément à la politique et aux principes de confidentialité de Triton, une fois que les résultats des vérifications d’antécédents ont été communiqués à la personne qui les a demandées. Toutefois, dans certains cas, les employeurs clients de Triton peuvent déterminer la période pendant laquelle ils exigent que les informations soient disponibles à leurs fins.

Les renseignements personnels relatifs au casier judiciaire et à la vérification des antécédents criminels sont conservés pendant une période qui ne peut être inférieure à deux (2) ans à compter de la date à laquelle elles ont été soumises.

Dans tous les cas, Triton conserve les renseignements personnels collectés pendant une période ne dépassant pas sept (7) ans à compter du moment de la collecte, sous réserve des exigences légales et réglementaires applicables.

Les renseignements personnels sont supprimés de notre base de données à la demande des clients de Triton, conformément à la politique de confidentialité de Triton et à la loi. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires au travail de Triton ou ne doivent plus être conservés en vertu de la loi, Triton détruit les informations conformément à sa politique de confidentialité et à ses principes. Les documents papier contenant des renseignements personnels sont éliminés à l’aide de déchiqueteuses à coupe transversale (pas de déchiquetage continu à bande unique). Les équipements de technologie de l’information contenant des renseignements personnels sont éliminés en toute sécurité en endommageant physiquement l’article et en le jetant ou en utilisant un utilitaire d’effacement pour supprimer les informations originales.

7. TRANSFERT de renseignements à l’extérieur DU QUÉBEC ET DU CANADA

Bien que la majeure partie de notre travail soit effectuée par nos employés ou le personnel autorisé qui accède aux renseignements personnels directement à partir de nos systèmes, nous employons des fournisseurs de services tiers pour certaines tâches spécialisées telles que le stockage et le traitement des données, les services d’infonuagerie, le soutien en matière de technologie de l’information ou les services de bureau. Certains de nos fournisseurs de services tiers sont basés à l’extérieur du Québec, notamment à British Columbia (Canada), aux États-Unis ou dans l’Union européenne. Par conséquent, les renseignements personnels peuvent être envoyés dans ces juridictions pour y être traités et, pendant que les renseignements se trouvent dans ces juridictions, les tribunaux, les autorités chargées de l’application de la loi et les autorités chargées de la sécurité nationale peuvent y avoir accès.

Vos renseignements personnels ne seront transférés que si la juridiction destinataire offre une protection adéquate de vos renseignements personnels, et seulement s’il existe un accord écrit exigeant du destinataire qu’il protège vos renseignements personnels.

8. MESURES DE SAUVEGARDE

Responsabilité

Triton est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et a désigné un responsable de la protection de la vie privée chargé de veiller à ce que Triton se conforme aux règles et réglementations fédérales et provinciales en matière de confidentialité. Triton demande à tous ses clients, y compris les employeurs qui demandent des vérifications d’antécédents sur un individu, de signer des accords de confidentialité et des conditions de service, qui soulignent l’importance des normes strictes de Triton en matière de confidentialité et de responsabilité.

Triton informe et forme en permanence son personnel sur l’importance de la protection des renseignements personnels. Triton a conclu des accords avec des organisations tierces qui peuvent traiter des renseignements dans le cadre des services offerts par Triton. Triton surveille la conformité de tous les tiers aux exigences et aux principes de confidentialité de Triton.

Garanties
Triton a mis en place diverses mesures et protocoles physiques, technologiques et organisationnels pour protéger les renseignements personnels contre l’accès, la divulgation, l’utilisation, la copie ou la modification non autorisés. Nous mettons continuellement à jour et améliorons nos systèmes et protocoles afin d’éviter de nouvelles menaces pour la sécurité des renseignements personnels en notre possession.

Les renseignements personnels en possession de Triton sont stockés dans les bases de données sécurisées de Triton et protégés par des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements. Triton maintient des systèmes et des protocoles physiques (accès restreint et bâtiments/salles sécurisés), technologiques (pare-feu physiques, détection des intrusions, zones de réseau séparées, données cryptées en transit et au repos) et organisationnels (accès limité au sein de l’organisation) pour protéger les informations contre l’accès, la divulgation, l’utilisation, la copie ou la modification non autorisés. Triton met continuellement à jour et à niveau ses systèmes et protocoles afin de prévenir les nouvelles menaces à la sécurité des informations en sa possession.

Nous limitons l’accès aux renseignements personnels de nos clients aux personnes qui en ont véritablement besoin pour des raisons professionnelles. Les personnes qui traitent vos informations le font uniquement de manière autorisée et sont soumises à un devoir de confidentialité. Tous nos employés ont été soigneusement sélectionnés et ont suivi des formations approfondies en matière de sécurité et de protection de la vie privée.

9. VOS DROITS

Pour bénéficier des services de vérification des antécédents de Triton, vous devez accepter la collecte et le traitement de vos renseignements personnels comme décrits ci-dessus. Vos renseignements personnels sont protégés par les lois sur la confidentialité des données qui vous garantissent les droits suivants :

• Retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels à tout moment sans avoir à justifier votre décision. Cela signifie que vous ne pourrez plus bénéficier des services de Triton et qu’aucun autre renseignement personnel vous concernant ne sera collecté. Veuillez noter que les renseignements personnels déjà collectés à ce jour sur la base de votre consentement initial peuvent ne pas être supprimés si cela s’avère nécessaire pour des raisons juridiques, par exemple dans le cadre de l’accord de conservation de deux ans avec les agences de polices ;
• Demander des informations sur le traitement de vos renseignements personnels, une copie de vos renseignements personnels collectés ou la suppression de vos renseignements personnels (si cela est possible en vertu des exigences légales applicables) ;
• Demander la correction de vos renseignements personnels s’ils s’avèrent sont incorrectes ou incomplets ;
• Demander à restreindre le traitement de vos renseignements personnels. Cela peut signifier que vous ne pourrez plus bénéficier des services de Triton ;
• Déposer une plainte auprès d’une autorité de protection des données.

Vous pouvez également configurer votre navigateur pour qu’il refuse tout ou partie des cookies ou pour qu’il vous avertisse lorsque des cookies sont envoyés. Si vous désactivez ou refusez les cookies ou bloquez l’utilisation d’autres technologies de suivi, certaines parties de notre site web peuvent ne pas être accessibles ou ne pas fonctionner correctement.

Précision

Triton s’assure, par tous les moyens dont nous disposons, que vos renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que possible pour les objectifs pour lesquels ils doivent être utilisés. Triton compte sur ses clients pour fournir des informations exactes ; Triton maintient des normes élevées d’exactitude et de vérification en ce qui concerne son travail.

Accès individuel

Sur demande écrite adressée au responsable à la protection de la vie privée de Triton, une personne sera informée de l’existence, du contenu, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et aura accès à ces informations. Les personnes peuvent contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements en possession de Triton et les faire modifier le cas échéant. Triton permet aux personnes de consulter et de contester les renseignements personnels en sa possession. Triton corrige les erreurs dans les renseignements fournis aux clients employeurs. Les clients individuels souhaitant accéder à leurs renseignements personnels sont invités à en faire la demande en écrivant à notre responsable de la protection de la vie privée. Triton s’engage à traiter et à répondre aux demandes des clients individuels dans les meilleurs délais.

Ouverture

Triton s’engage à tenir ses clients particuliers et employeurs informés de sa politique de confidentialité et à répondre à leurs préoccupations éventuelles. Les clients sont invités à faire part de leurs préoccupations en écrivant à notre responsable de la protection de la vie privée.

Triton s’engage à répondre à vos demandes dans les meilleurs délais.

10. Plaintes

Les personnes qui ont des inquiétudes concernant les politiques de confidentialité de Triton sont invitées à contacter le responsable de la protection de la vie privée de Triton par écrit. Triton s’engage à traiter les plaintes et à y répondre dans les meilleurs délais.

11. Contactez nous

Pour toute information concernant vos renseignements personnels et vos droits, ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits relatifs à vos renseignements personnels, veuillez adresser votre demande à notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse suivante

Responsable de la protection de la vie privée
Triton Canada Inc.
Courriel : privacy.officer@tritonverify.com
Téléphone : (416) 494-4444
2235 Sheppard Avenue East, Suite 1503
Toronto, ON M2J 5B5